Huishoudelijk Reglement

Vastgesteld op de Algemene Vergadering   van 22 juni 2016

 

Artikel 1. Algemene bepalingen

De Vereniging van Onderzoeksjournalisten (VVOJ), hierna te noemen de vereniging, is opgericht bij notariële akte op 26 februari 2002 en heeft haar zetel in Amsterdam.

Het huishoudelijk reglement is een reglement als bedoeld in artikel 20 van de statuten van de vereniging, zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd en geheel opnieuw vastgesteld door de Algemene Vergadering op 21 november 2015.

Artikel 2.1 Lidmaatschap

Conform het bepaalde in artikel 4 van de statuten bestaat de vereniging uit:

  1. journalisten, werkzaam voor Nederlandstalige media, ook wanneer zij als zodanig met pensioen gaan;
  2. docenten en studenten journalistiek;
  3. anderen die door het bestuur tot het lidmaatschap worden toegelaten, welke regeling in een huishoudelijk reglement wordt opgenomen.

Met betrekking tot (toelating tot) het lidmaatschap wordt nader bepaald dat lid kunnen zijn:

  1. Diegenen voor wie journalistieke werkzaamheden hoofdbestanddeel zijn van hun beroepsleven. Onderzoeksjournalistiek kan daarvan deel uitmaken, maar is geen eis;
  2. Studenten aan door het VVOJ bestuur als zodanig geaccepteerde opleidingen journalistiek, daaronder in elk geval te verstaan de geaccrediteerde opleidingen. Het studentenlidmaatschap eindigt uiterlijk aan het einde van het jaar waarin een student is uitgeschreven van de opleiding. Studenten dienen jaarlijks een bewijs van hun inschrijving aan de opleiding te overleggen om voor het studentlidmaatschap in aanmerking te komen. Het overzicht van deze geaccepteerde opleidingen wordt opgenomen op de website van de VVOJ;
  3. Diegenen die niet voldoen aan de onder artikel 2, lid 1 en 2 genoemde journalistieke lidmaatschapscriteria, maar voor wie naar het oordeel van het bestuur geldt dat hun maatschappelijke functioneren of positie zodanig verweven is met, dan wel relevant voor de onderzoeksjournalistiek, dat hun lidmaatschap de vereniging ten goede komt.

Ereleden zijn zij die wegens bijzondere verdiensten jegens de vereniging als zodanig zijn benoemd door de Algemene Vergadering, op voorstel van het bestuur. Ereleden hebben alle rechten van de leden en zijn geen contributie verschuldigd.

Artikel 2.2 Aanmelding

De aanmelding geschiedt via een (web)formulier, waarop in elk geval de volgende gegevens moeten worden ingevuld: naam, voornaam, eventueel tussenvoegsel, adres, geboortedatum, geboorteplaats, sekse, (mobiel) telefoonnummer en het e-mailadres dat als primaire contactmogelijkheid voor de vereniging dient. Voorts dient aangegeven te worden wat de (beroepsmatige) achtergrond is op grond waarvan het lidmaatschap wordt aangevraagd. Het bestuur kan zich te allen tijde nader laten informeren over de juistheid en volledigheid van deze gegevens.

Over de toelating van nieuwe leden beslist het bestuur. De uitvoering is gedelegeerd aan de directie.

Bij de toelating wordt het nieuwe lid geïnformeerd over zijn rechten en plichten, door verwijzing naar de statuten, het huishoudelijk reglement en de regeling voor de contributie van de vereniging.

Artikel 2.3 Contributie

De minimumcontributie die verschillende categorieën leden moeten betalen, wordt jaarlijks door de Algemene Vergadering bepaald. Daarbij wordt aan de leden een staffel voorgelegd, waarbij zij op basis van vrijwilligheid naar rato van hun inkomen extra kunnen bijdragen, zonder dat van dat inkomen een bewijs moet worden geleverd.

Artikel 3 Benoeming bestuursleden

Elk lid kan zichzelf kandidaat stellen voor het lidmaatschap van het bestuur, daaronder ook begrepen de functies voorzitter, secretaris en penningmeester. Deze kandidaatstelling geschiedt via het kandidaatstellingsformulier dat daarvoor door het bestuur wordt bekendgemaakt, uiterlijk twee maanden voordat de stemming plaatsvindt.

De bestuurskandidaat dient op het formulier aan te geven: naam, voornaam, eventueel tussenvoegsel, adres, geboortedatum, geboorteplaats, sekse, (mobiel) telefoonnummer en het e-mailadres dat als primaire contactmogelijkheid voor de vereniging dient. Voorts dient de kandidaat de vereniging te voorzien van een foto, een korte bio/cv en de motivatie om zich te kandideren, waarmee de vereniging de leden over de kandidaten informeert.

De in artikel 8 van de statuten bedoelde elektronische stemming vindt plaats met behulp van solide software, die zich volgens het bestuur in de praktijk heeft bewezen. De stemming vindt plaats via een e‐mail die daartoe wordt toegezonden aan elk stemgerechtigd lid, op het e-mailadres dat bij de vereniging bekend is als correspondentieadres.

In het verlengde van artikel 8 van de statuten wordt bepaald dat bij tussentijdse vacatures het bestuur binnen drie maanden een verkiezing uitschrijft.

Kandidaatstelling voor meer dan een van deze functies is niet toegestaan: voorzitter, secretaris en penningmeester. Wel toegestaan is een kandidaatstelling voor een van de functies voorzitter, secretaris en penningmeester in combinatie met kandidaatstelling voor het gewone bestuurslidmaatschap.

Indien meer leden zijn gekandideerd voor een van de functies voorzitter, secretaris en penningmeester, is diegene van de kandidaten benoemd die voor de desbetreffende functie de meeste stemmen heeft gekregen. Indien meer leden zijn gekandideerd dan er vacatures zijn, zijn diegenen benoemd die de meeste stemmen hebben gekregen.

Zodra een lid is benoemd tot voorzitter, penningmeester, of secretaris, vervalt zijn eventuele kandidatuur voor het gewone bestuurslidmaatschap, ook als de stemming daarvoor al heeft plaatsgevonden.

Artikel 4 Bestuursvergadering

Het bestuur vergadert zo vaak als het dat nodig vindt.

De bestuursvergaderingen worden voorbereid door het dagelijks bestuur en de directie.

Het bestuur wordt uiterlijk een week voor de vastgestelde vergaderdatum per e-mail uitgenodigd voor de vergadering, door, of in opdracht van de directie. Met deze uitnodiging worden de conceptagenda en relevante vergaderstukken meegezonden.

Besluiten buiten de bestuursvergadering om kunnen alleen worden genomen als de voorzitter een voorgenomen besluit aan alle bestuursleden stuurt, in een e-mail waarop alleen met ‘voor’ of ‘tegen’ kan worden geantwoord. Uitsluitend wanneer alle bestuursleden binnen 48 uur na verzending van de e-mail daarop per e-mail hebben gereageerd, is het besluit genomen.

Artikel 5 Dagelijks bestuur

In het verlengde van artikel 9 lid 1 van de statuten bestaat het dagelijks bestuur uit de voorzitter, secretaris en penningmeester.

Het dagelijks bestuur vergadert zo vaak als het dat nodig vindt.

Het dagelijks bestuur bereidt de bestuursvergaderingen voor.

Het dagelijks bestuur neemt de beslissingen die niet tot een gewone bestuursvergadering

kunnen worden uitgesteld.

Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten mee op de eerstvolgende bestuursvergadering, waarna

deze, na accordering, worden opgenomen in het verslag van de bestuursvergadering.

Buiten het al in de statuten genoemde zijn de taken van het dagelijks bestuur als volgt verdeeld.

De voorzitter:

  • is verantwoordelijk voor het bevorderen van het goede functioneren van de vereniging;
  • is woordvoerder van de vereniging, voor zover daarmee niet de directeur of een ander bestuurslid wordt belast;
  • is het arbeidsrechtelijke aanspreekpunt voor de directeur.

De secretaris:

  • is verantwoordelijk voor de verslaglegging van de vergaderingen van het dagelijks bestuur en de gewone bestuursvergaderingen;
  • houdt toezicht op de secretariële functie van het bureau.

De penningmeester:

Is verantwoordelijk voor de financiële aspecten van de vereniging en in het bijzonder de financiële functie van het bureau.

Artikel 6 Werkgroepen

De begrippen werkgroep en commissie kunnen beide gebruikt worden en hebben dezelfde betekenis. In dit reglement bedoelen we dus telkens met werkgroep ook commissie. De regels voor werkgroepen zijn, tenzij en voor zover in dit reglement anders is bepaald, ook van toepassing op de jury voor de Loep en op de redactie van het Jaarboek

Conform artikel 17 lid 1 van de statuten benoemt het bestuur de leden van de door het bestuur ingestelde werkgroepen. Het bestuur bepaalt de taakstelling. De werkgroepen verdelen zelf hun functies en taken.

Conform artikel 17 lid 1 van de statuten benoemt de Algemene Vergadering de leden van de door de Algemene Vergadering ingestelde werkgroepen. De AV bepaalt de taakstelling. De werkgroepen verdelen zelf hun functies en taken.

Het bestuur benoemt in elke door het bestuur ingestelde werkgroep een bestuurslid.

De directeur heeft, met uitzondering van de Kascommissie, de Integriteitscommissie en de Jury van de Loep, toegang tot elke werkgroepvergadering. De directeur is voor elke werkgroep het primaire aanspreekpunt voor alle praktische en uitvoerende zaken.

Van hetgeen in elke werkgroepvergadering besloten wordt, wordt onder verantwoordelijkheid van de werkgroepvoorzitter een bondig geformuleerd verslag gemaakt, waarbij ook de belangrijkste overwegingen die tot het besluit hebben geleid worden genoteerd.

Leden van werkgroepen kunnen geen bindende afspraken maken namens de vereniging. Alle formele correspondentie met derden verloopt via het bureau.

Uitsluitend voor de jury van de VVOJ-onderzoeksprijs De Loep geldt dat het reglement, op voorstel van de jury, door het bestuur wordt vastgesteld. Voorts wordt de voorzitter van de jury door het bestuur benoemd, op een bindende voordracht van de jury. De jury is geheel onafhankelijk. Van de jury maakt geen bestuurslid deel uit.

Artikel 7 Kascommissie

De commissie bestaat uit twee leden, die geacht worden ter zake voldoende kundig te zijn om hun werkzaamheden naar behoren te verrichten.

De leden van de Kascommissie worden door de Algemene Vergadering benoemd, op voordracht van de commissieleden zelf.

De commissie heeft tot taak om jaarlijks, nadat de conceptjaarrekening in samenwerking met de registeraccountant tot stand is gekomen, te oordelen over het door het bestuur gevoerde financiële beheer.

De commissie kan zich voor haar werkzaamheden laten bijstaan door zowel de administrateur als de accountant.

De bevindingen van de commissie worden opgenomen in de toelichting op de jaarrekening.

Artikel 8 Declaraties

Vrijwilligers, zoals de leden van bestuur en werkgroepen, worden voor hun werkzaamheden niet betaald.

Zij kunnen wel de kosten declareren die zij noodzakelijkerwijs maken voor de vereniging, dit ter beoordeling van het bestuur. De desbetreffende kosten dienen via het daardoor beschikbaar gestelde declaratieformulier voor vergoeding te worden ingediend, uiterlijk drie maanden nadat de kosten zijn gemaakt, behalve aan het eind van het jaar, dan moeten de declaraties uiterlijk zijn ingediend in januari van het volgende jaar.

Artikel 9.1 Belangenverstrengeling: Integriteitscommissie

De Algemene Vergadering benoemt een Integriteitscommissie, bestaande uit drie leden van de vereniging, die binnen de vereniging geen enkele andere functie vervullen.

Bestuursleden en commissieleden die een persoonlijk belang hebben bij een beslissing van een orgaan van de vereniging waarin zij actief zijn, melden dit onmiddellijk zowel aan het bestuur als aan de Integriteitscommissie en onthouden zich van stemming over de desbetreffende kwestie. Voorts kan elk lid der vereniging een Integriteitskwestie voorleggen aan de Integriteitscommissie en deze om een uitspraak vragen.

De Integriteitscommissie kan bepalen dat het persoonlijke belang van een lid zo groot is dat het onverenigbaar is met het lidmaatschap van het bestuur of van de desbetreffende commissie.

De Integriteitscommissie kan bepalen dat bepaalde nevenfuncties van een commissie- of bestuurslid niet kunnen worden gecombineerd met het lidmaatschap van organen van de vereniging.

Indien de Integriteitscommissie heeft vastgesteld dat er sprake is van een belangenconflict en constateert dat het conflict niet wordt weggenomen, kan deze commissie de Algemene Vergadering voorstellen het desbetreffende lid uit zijn functie te ontzetten.

De uitspraken van de Integriteitscommissie worden terstond bekendgemaakt via de website van de vereniging.

Artikel 9.2. Betaalde opdrachten van de VVOJ

Bestuurs- en commissieleden mogen geen betaalde opdrachten voor de vereniging verrichten.

Opdrachten van de vereniging, zoals schrijven, redactiewerk of het geven van trainingen en presentaties zullen eerst bekend worden gemaakt op de website van de vereniging en eventueel via een e-mail aan de leden. Indien na een duidelijk gecommuniceerde termijn geen geschikte potentiële opdrachtnemers zich hebben gemeld bij het bureau, wordt de opdracht buiten de kring van de leden gegund.

Artikel 9.3 Betaalde opdrachten via de VVOJ

Indien de vereniging door derden wordt benaderd met het verzoek binnen de kring van de leden bekend te maken dat zij daarop kunnen inschrijven, dienen alle leden daarvan op hetzelfde moment en op dezelfde wijze kennis te kunnen nemen. Er wordt op toegezien dat de vereniging geen enkele betrokkenheid heeft bij de gunning van de opdracht.

Artikel 10 Fondsenwerving

Het bestuur voert een actief beleid gericht op extra inkomsten zoals van donateurs en sponsoren.

Donateurs zijn die natuurlijke personen die spontaan of door of namens het bestuur zijn benaderd om de vereniging met een zekere regelmaat financieel te ondersteunen en die daaraan gevolg hebben gegeven.

Sponsoren zijn rechtspersonen die financieel of materieel bijdragen aan de vereniging in het algemeen of aan bepaalde verenigingsactiviteiten in het bijzonder en die in ruil daarvoor bepaalde tegenprestaties krijgen, die in het algemeen in de sfeer van de exposure en erkenning liggen.

Fondsen (ook wel vermogenfondsen) zijn rechtspersonen die de financieel of materieel bijdragen aan de vereniging in het algemeen of aan bepaalde verenigingsactiviteiten in het bijzonder, zonder dat er sprake is van een tegenprestatie.

Gevers zijn personen die spontaan of door of namens het bestuur zijn benaderd voor een in principe eenmalige, doorgaans aanzienlijke bijdrage en die daaraan gevolg hebben gegeven.

Als donateur, sponsor, fonds of gever worden niet toegelaten die (rechts)personen waarvan het bestuur niet ten volle overtuigd kan worden dat hun bedoelingen, opvattingen of handelen in lijn zijn met de in artikel 2 van de statuten genoemde doelstelling en doelstellingsactiviteiten. Het bestuur rapporteert hierover aan de eerstvolgende algemene vergadering.

De relatie met een donateur, sponsor of schenker mag op geen enkele wijze de onafhankelijkheid van de vereniging aantasten.

Artikel 11 Wijziging huishoudelijk reglement

Wijziging van het huishoudelijk reglement kan slechts plaatsvinden door de Algemene Vergadering, die daartoe is opgeroepen door het bestuur, met de mededeling dat een wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld, onder gelijktijdige meezending van het desbetreffende voorstel.

De wijziging gaat onmiddellijk in en wordt bekendgemaakt via de website van de vereniging.